Howto: In wenigen Schritten zum digitalen Dokumentenversand

Einmal eingerichtet, bringt der digitale Dokumentenversand Erleichterung im Arbeitsalltag. Doch wie funktioniert dieser Einrichtungsprozess? Wir haben eine kurze Checkliste plus Anleitung vorbereitet.

Publiziert
Dezember 2021

Einmal eingerichtet, bringt der digitale Dokumentenversand Erleichterung im Arbeitsalltag. Doch wie funktioniert dieser Einrichtungsprozess? Wir haben eine kurze Checkliste plus Anleitung vorbereitet.

 

Bild: Julian Marquardt

Ein Hoch auf den digitalen Dokumentenversand! Er ist nachhaltig und zeitsparend zugleich. Wer ihn einmal eingerichtet hat, möchte nicht mehr drauf verzichten. Doch genau vor diesem Prozess schrecken viele zurück. „Das ist gar nicht notwendig“, sagen Zwei, die den digitalen Dokumentenversand der SV SparkassenVersicherung bereits seit einigen Jahren nutzen. Julian Marquardt, Projektmanager der Martens & Prahl Holding in Lübeck und Mark Stegmann, Kaufmann für Versicherungen und Finanzen bei Martens & Prahl Versicherungsmakler Spaichingen. Zunächst ist es wichtig, einige Punkte vorab zu klären:

  1. Kann mein Maklerverwaltungsprogramm (MVP) die BiPRO-Sprache sprechen?
  2. Wenn ja, welche Normen können genutzt werden? Kann es die Norm 430 abbilden, die für die digitalen Übermittlungsservices notwendig ist?
  3. Welche bestehenden BiPRO-Anbindungen existieren bei meinem MVP? Ist die SV mit der oben genannten Norm an mein MVP angeschlossen?

Die SV SparkassenVersicherung hat derzeit 16 namhafte Maklerverwaltungsprogramme angebunden. In unserer Übersicht sehen Sie, über welche Funktionen die einzelnen Programme verfügen.

Bild: Julian Marquardt

 

Nach der Authentifizierung geht’s ganz schnell


Wurden alle Fragen positiv abgeklärt, kann es auch schon an den Authentifizierungsprozess gehen. Dieser ist Voraussetzung, um den BiPRO-Service zum digitalen Dokumentenversand nutzen zu können. Die SV SparkassenVersicherung nutzt dafür TGIC. Bei diesem Schlagwort sind wir auch schon direkt beim ersten Schritt, der für die Einrichtung des digitalen Dokumentenversands notwendig ist, angekommen.


Schritt 1: Über den Provider easy Login muss eine 10-stellige TGIC-ID beantragt werden. Diese dient dem oben genannten Authentifizierungsprozess. In einem Maklerbüro übernimmt dies ein Administrator für die gesamte Belegschaft. Besteht bereits ein easy Login-Account, muss dieser lediglich erweitert werden. Ansonsten muss ein neuer Account angelegt werden.

„Dieser Schritt ist im Prinzip schon der kniffeligste“, wissen Julian Marquardt und Mark Stegmann. „Sollte es hier Schwierigkeiten geben, können Sie sich einfach an die SV wenden. Die hilft unkompliziert weiter und steht einem persönlich zur Seite.“


Schritt 2: Jeder Makler, der den digitalen Datenaustausch nutzen möchte, benötigt einen Zugang zum SV-Maklerportal. (Wenn das noch nicht gegeben ist, kann dies über die Nutzungsrahmenvereinbarung nachgeholt werden.) Das SV-Benutzerkonto muss nun mit dem easy Login-Benutzerkonto verknüpft werden. Dies funktioniert über das sogenannte Account-Linking. Für die Mitarbeiter eines Maklerbüros kann dieser Schritt ebenfalls wieder von einem Administrator für die gesamte Belegschaft übernommen werden.


Schritt 3: Nun folgt der dritte und letzte Schritt, die Beauftragung zum digitalen Datenaustausch. Dies ist über den Klick auf einen dafür angelegten Button auf unserer Informationsseite zum digitalen Datenaustausch möglich. Schnell und unkompliziert. Sobald Sie mit Ihrem SV-Benutzerkonto angemeldet sind, wird der Button für Sie auf der rechten Seite ersichtlich.

Zur Unterstützung bei der Beauftragung der digitalen Services bei der SV haben wir hier zusätzlich einen übersichtlichen Leitfaden hinterlegt. Weitergehend steht Ihnen das Postfach maklerportal@sparkassenversicherung.de bei Fragen zur Verfügung.

 

Persönliche Unterstützung bei Problemen


„Jedes Maklerverwaltungsprogramm ist anders. Von daher kann die technische Freischaltung des digitalen Dokumentenversands von Verwaltungsprogramm zu Verwaltungsprogramm anders sein“, erzählt Julian Marquardt. „Wir wurden bei der Einrichtung des digitalen Dokumentenversands super von der SV unterstützt. Vor allem bei der Beantragung der TGIC-ID. Danach war der Prozess eigentlich selbsterklärend. Also: All diejenigen, die an irgendeiner Stelle des Prozesses Unterstützung benötigen, müssen sich nicht scheuen bei der SV um Hilfe zu bitten. Die sind wirklich persönlich für einen ansprechbar“, ergänzt Mark Stegmann. „Wir haben den digitalen Dokumentenversand vor einigen Jahren als erstes Unternehmen testen dürfen und möchten diesen Service seitdem nicht mehr missen.“

Bild: Mark Stegmann

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